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当邮件成为证据时:赛门铁克电子邮件查询对象

时间:2016-06-30 09:58来源:未知 作者:admin 点击:
全球电子邮件数量的增长及对公司机构重要性的增长,给那些必须确保邮件顺畅发送的IT及收集治理人员带来棘手的难题。除了那些日常工作如包管经久高负荷运转的邮件办事器在岑岭时段仍可正常运行,IT还必须负责电子邮件的保存,以便司法诉讼或监管部分查询拜访时
全球电子邮件数量的增长及对公司机构重要性的增长,给那些必须确保邮件顺畅发送的IT及收集治理人员带来棘手的难题。除了那些日常工作——如包管经久高负荷运转的邮件办事器在岑岭时段仍可正常运行,IT还必须负责电子邮件的保存,以便司法诉讼或监管部分查询拜访时进行取证。
  这种情况日趋广泛。2004年,一项由美国治理协会(AMA)和电子政策学会(ePolicy Institute)结合提议的对美国840家公司的查询拜访显示,跨越1/5的公司即21%的受访者在法庭诉讼或监管部分查询拜访时被请求出示其雇员的电子邮件和即时消息,这一比例较2003年的14%有所上升,比2001年的9%要赶过两倍以上。
  鉴于电子邮件现已成为一种异常重要的营业对象,这种在“电子邮件查询”查询拜访中,电子邮件成为查询拜访目标的现象也就无独有偶了。除了供给根本的通信功能外,电子邮件今朝还可储存大年夜量贸易信息。根据企业计谋集团(Enterprise Strategy Group)的行业分析,跨越70%公司的常识产权信息存放于其用户的电子邮箱中。
  对于IT 及收集治理者来说,好消息就是可以赞助公司更便利地遵守电子邮件查询请求的对象和流程与那些针对合理邮件保存和治理政策的对象和流程完全雷同。比如,赛门铁克公司的VERITAS Enterprise Vault软件可使公司将电子邮件程式化地存档于一个应用一种更经济有效的存储介质的集中存储器中。应用赛门铁克VERITAS Enterprise Vault Discovery Accelerator,可使企业查询和治理与特定事宜或案例相干的信息。该软件还可让多人履行复杂的查询,从而更有效地为法庭诉讼供给信息。
  打造贸易案例
  正常情况下,电子邮件查询过程是一项耗时花钱的工作。多半公司会按期(如每个工作日、每周或每月停止时)将邮件备份到磁带上。这意味着成千的邮件及其附件被保存在大年夜量没有索引的磁带上,并平日离线存储。当全部邮箱、体系或数据中间须要快速重建,进行灾害恢复时,这些备份磁带就显得异常有效;但他们并不实用于信息查询。
  响应电子邮件查询请求意味着查找特定邮件及附件。查询前提可以根据信件本文——日期、发件人和/或收件人,也可以根据邮件内容及任何附件,而这须要按关键字查询的才能。查找备份在磁带上的邮件意味着手工恢复并查询每盘磁带上的信息,在很多情况下,如许做的成本是2,000美元到5 靠谱海外邮件入站加速服务,帮助国内自建邮件服务器的企业解决海外邮件收不到或海外邮件延迟等问题,设置简单,维护方便,000美元/磁带。当数据被恢复后,它必须被提取作为呈堂证供。
  别的一个使电子邮件查询复杂化的身分是存储于员工台式机本地缓存中的邮件,及更广泛的存放于员工笔记本电脑本地缓存中的邮件。这些文件在微软Outlook/Exchange中以.PST的文件情势存放。如用户电脑损掉或遭受撞击,这些文件极易被破坏、不测损掉和破坏。获取这些.PST的文件意味着一个艰苦的过程,要从每台电脑上拷贝所有的营业记录,然后在个中查找特定的文档。当然,此过程中,电脑的主人无法应用电脑,不仅造成不便,也导致临盆力的降低。鉴于高薪收入的履行官们平日是此类电子邮件查询查询拜访的对象,对此问题不容小视。
  根据查询请求的数量和范围,此过程可持续数天、数周甚至数月,特别是假如附件采取PDF等格局,并须要转换成可查询的文本格局时,费时更长。费用则可能极速升至150,000美金,甚至250,000美金以上——这往往迫使公司生成本身的记录。
  对于公司的IT高层而言,一旦意识到健全的邮件保存策略价值,电子邮件查询问题实际上为他们供给了机会。公司高层对此问题往往深有领会,因为比来有诸多监管需求见诸消息媒体——如萨班斯法案(Sarbanes-Oxley)、证券交易委员会(Securities and Exchange Commission)关于邮件保存的规定等。此外,他们还意识到司法诉讼的威逼其实并非危言耸听。根据Gartner2005年10月的申报显示,任何一段时光内财富500强在总计平均卷入86个司法诉讼案件,任何判决或裁决前的平均诉讼费至少为120万美元。
  有效主动存档
  这些数字清楚地注解,对技巧的投资可在进步邮件整体操作的同时,使电子邮件查询过程变得轻松。赛门铁克Enterprise Vault可使机构主动服从政策请求,将邮件及相干文件存档于一个可周全检索和查询的在线材料库中。Enterprise Vault软件根据既定的保存周期治理材料库中的信息,保存周期可根据不合的信息类型分别肯定。所有内容都被编入索引,从而在须要时可快速获取。
  对于Exchange站点,Enterprise Vault在许可终端用户通顺无阻地拜访存档项目标同时,还可保存邮箱及后缀为.PST的文件。这平日可免除设置邮箱容量的需求,从而削减用户将邮件移至.PST文件的须要。平日,IT对.PST文件不采取集中不雅点式的治理,但Enterprise Vault经由过程定位、申报及最终将.PST文件迁徙至中心存储仓库改变了这一模式。
  惯例邮件归档可大年夜大年夜缓解企业Exchange办事器的压力,在很多情况下,使公司将办事器归并成更少的办事器。同时,在出现故障时,Enterprise Vault可以赞助企业恢复电子邮件信息,从而相符企业内部办事级别协定的规定。
  除Exchange外,Enterprise Vault可以根据年限、大年夜小或其他标准,对跨越270种类型的文件进行存档,包含来自微软SharePoint Portal 邮件归档是一个即插即用型的软硬合一的邮件归档解决方案,安装简单、管理方便,能帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储和归档方案 Serve
  r、IBM/Lotus Domino和SMTP电子邮件及附件的数据。经由过程定制的应用法度榜样编程接口(API)和综合合作伙伴筹划,Enterprise Vault还可用于对及时消息和来自定制应用体系的数据进行归档。
  Enterprise Vault Discovery Accelerator可以应用户快速搜刮、查询并标记电子邮件及其他的非构造化电子文件。它供给一个简单的查询屏幕,用户可从中选择任何查询标准,如特定的人、主题或日期,从而快速地找到所有电子邮件及相干文档。然后,用户可以对项目进行标记和标注,并输出相干项目作为呈堂证供。
  简而言之,Enterprise Vault 及Discovery Accelerator可使IT履行官争夺主动,在诉讼产生前就为司法查询拜访做好预备,同时以一种经济有效的方法使公司实施各类请求。总之,这些对象有助于开展电子邮件治理最佳实践,可赞助机构在降低费用的同时保持高质量的办事程度,即使在邮件数量激增的情况下也能敷衍自如。
  Discovery Accelerator简化查询特定邮件及文档的法度榜样,并可标示出相干条目
  Enterprise Vault的客户效益
  降低成本降低风险降低存储费用保存更多企业信息降低电子邮件查询费用相符规章轨制进步终端用户的临盆力查找速度快加强企业的恢复才能进步应用体系的可用性清除了.PST文件难题削减IP损掉(特别是.PST)办事器归并及转移
  风险衡量
  您地点机构曾被法庭或监管机构责令供给员工的电子邮件吗?
  20.1% 否 59.9% 不肯定 20%
  你地点机构曾经因遭受过因员工电子邮件而激发的工作场合诉讼案件吗(性骚扰/歧视,种族骚扰/歧视,恶劣工作情况的索赔)?
  13.2% 否 61.6% 不肯定 25.2%
  数据来源:2004年工作场合电子邮件及即时消息查询拜访 靠谱邮件针对企业自建系统遇到的发国外/海外邮件退信,国外邮件延迟,垃圾邮件多,邮件退信,ip黑名单,Exchange被中继,邮件归档等问题,提供邮件中继转发,美国治理结合会/电子政策学会
  Discovery Accelerator使特定电子邮件和文件的查找及相干内容的标注变得轻易。
   (责任编辑:admin)
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